- PRESUPUESTOS

FLUJO DEl PRESUPUESTO

Gestión de presupuesto

El flujo del presupuesto de Smart Vet prevé una gestión lineal que describimos a continuación. Así que analicemos algunos campos menos intuitivos:

-Estado: por defecto el estado es pendiente, te recomendamos cambiarlo cuando corresponda para tener una serie de informes que fotografíen el estado de tus cotizaciones. Los informes que encuentras en Administración - Presupuestos están divididos por estado.

-Contemplar Eutanasia: si en la información que imprimes con el presupuesto quieres incluir una parte relativa a la eutanasia entonces debes marcar la casilla correspondiente.

-Notas: se mostrarán en pantalla para identificar una cotización y se mostrarán en la parte inferior de la información impresa.

-Otro servicio: debe usarse lo menos posible porque si conviertes la cotización en factura, este servicio no se convierte. Se utiliza cuando no hay tiempo para crear un servicio en el catálogo de servicio. Si se acepta el presupuesto, debe insertar el servicio en el catálogo de servicios, eliminar el servicio añadido por el botón "Otro servicio" ,y reemplazarlo con la homologación del catálogo de servicios.

Transformación de Presupuesto en Factura

Es posible transformar parcial o totalmente el presupuesto en factura:

- transformación total: simplemente haga clic en el primer icono azul (dos flechas circulares) y haga clic en "Guardar cambios". Preste atención al servicio añadido con el botón "Otro servicio" dado que no se convertirá.

- transformación parcial: simplemente haga clic en el primer icono azul (dos flechas circulares), elimine los servicios (X roja) que no desea que se facturen y haga clic en "Guardar cambios". En la pantalla verás el total, la facturación y el residual.

VARIOS

Transformación Presupuesto en Albaránes

En ocasiones nos han pedido poder convertir el Presupuesto en Albará con la motivación de poder llevar un control de las actividades realizadas, pero no facturadas. Una necesidad legítima, real, pero no solucionable de esta manera por diversas razones. La primera y más importante es que el Albarán o Factura Proforma tiene como finalidad entregar un documento no fiscal al cliente para recibir un pago y luego emitir la factura; por lo tanto, no es una herramienta para gestionar actividades. Otro aspecto es que una voz de presupuesto podría requerir más de una actividad que de esta manera (Presupuesto convertido en Albarán) aún requeriría una gestión mnemónica o paralela. Lo que te estás preguntando con la necesidad de gestionar un presupuesto complejo, que no acaba en un día, es lo que normalmente se llama Plan de Salud , donde quizás hay 5 partidas presupuestarias, que se pueden realizar en varios días, que tal vez requieren 8 o 9 actividades clínicas.

El Presupuesto tiene tres estados: Suspendido (en espera de respuesta) Aceptado o Rechazado. Si se acepta, se realiza y por tanto se pueden facturar los servicios presupuestados. Puede decidir emitir una factura desde cero o convertir la cotización en una factura. La conversión puede ser total o parcial o convertir sólo la parte del presupuesto realizado; esto le permite administrar una cotización que se realiza durante varios días o varias veces. La Notula es un documento no fiscal que da fe de la ejecución de un servicio, pero nos recuerda que no ha sido facturado. Cuando hemos realizado una ejecución de un presupuesto podemos facturarlo o esperar a emitir una factura. Convertir la Cotización en una Notula para tener un recordatorio es un error conceptual ya que la Notula es un documento completamente informal que no tiene valor desde el punto de vista fiscal y es relevante solo entre las partes. Desde el punto de vista civil, la notula -si está firmada por el deudor- puede constituir prueba de aceptación del servicio realizado (o por realizar) y, por tanto, de admisión de la deuda, pero ésta debe ser inequívoca, y es exactamente la función desempeñada por el estimado que suscribe.

¿Puedo ingresar un máximo y un mínimo en la cotización?

No es posible especificar un máximo y un mínimo en la estimación de Smart Vet ya que, en cualquier caso, el valor de referencia siempre sería el máximo. Si emitimos una cotización como esta:

• Diagnósticos: mínimo 200 € --- máximo 400 €
• Cirugía: mínimo 300€ --- máximo 600€

Aún estaríamos diciendo y haciendo que el cliente firme un documento que nos autoriza a hacer intervenciones por 1.000€ y no por 500€. Si en cambio hiciéramos una cita como

• Diagnóstico: 400 €
• Cirugía: 600€

Y al final presentamos la factura de 500€ es poco probable que nuestro cliente nos demande por hacerle gastar menos de lo estimado. El concepto de mínimo ya está implícito en el importe del presupuesto, no tiene sentido hacerlo explícito, por el contrario se corre el riesgo de crear expectativas en el cliente que luego pueden desilusionarlo.

La objeción de que inserto máximos más altos de lo que espero no tiene sentido porque:

• debería ser la norma poder trabajar tranquilo y por lo tanto ingresar cantidades "cómodas"
• en realidad no es posible hacer predicciones 100% seguras por lo que a menos que ingrese cantidades máximas fuera de toda lógica, volvemos al punto inmediatamente anterior.

El presupuesto dentro de Smart Vet tiene tres estados: en espera, aceptado o rechazado. Si se acepta, se ejecuta y, por lo tanto, los servicios estimadas se pueden facturar. Por otro lado puedes decidir convertir el presupuesto en la factura, para ello debes primero crear la factura, guardarla y después dar al botón de las flechas que transforma el presupuesto en factura. La conversión puede ser total o parcial. Conversión parcial quiere decir, convertir aquella parte del presupuesto que se ha ejecutado, para ello debes primero crear la factura, guardarla y después dar al botón de las flechas que transforma el presupuesto en factura, se te abrirá un pop-up que te dará opción de eliminar los diferentes servicios que no se han ejecutado; Esto te permite administrar un presupuesto que se completa en varios días o varias veces.