- PRESUPUESTOS

FLUJO DEl PRESUPUESTO

Gestión de presupuesto

El flujo del presupuesto de Smart Vet prevé una gestión lineal que describimos a continuación. Así que analicemos algunos campos menos intuitivos:

-Estado: por defecto el estado es pendiente, te recomendamos cambiarlo cuando corresponda para tener una serie de informes que fotografíen el estado de tus cotizaciones. Los informes que encuentras en Administración - Presupuestos están divididos por estado.

-Contemplar Eutanasia: si en la información que imprimes con el presupuesto quieres incluir una parte relativa a la eutanasia entonces debes marcar la casilla correspondiente.

-Notas: se mostrarán en pantalla para identificar una cotización y se mostrarán en la parte inferior de la información impresa.

-Otro servicio: debe usarse lo menos posible porque si conviertes la cotización en factura, este servicio no se convierte. Se utiliza cuando no hay tiempo para crear un servicio en el catálogo de servicio. Si se acepta el presupuesto, debe insertar el servicio en el catálogo de servicios, eliminar el servicio añadido por el botón "Otro servicio" ,y reemplazarlo con la homologación del catálogo de servicios.

Transformación de Presupuesto en Factura

Es posible transformar parcial o totalmente el presupuesto en factura:

- transformación total: simplemente haga clic en el primer icono azul (dos flechas circulares) y haga clic en "Guardar cambios". Preste atención al servicio añadido con el botón "Otro servicio" dado que no se convertirá.

- transformación parcial: simplemente haga clic en el primer icono azul (dos flechas circulares), elimine los servicios (X roja) que no desea que se facturen y haga clic en "Guardar cambios". En la pantalla verás el total, la facturación y el residual.

VARIOS

Transformación Presupuesto en Albaránes

En ocasiones nos han pedido poder convertir el Presupuesto en Albará con la motivación de poder llevar un control de las actividades realizadas, pero no facturadas. Una necesidad legítima, real, pero no solucionable de esta manera por diversas razones. La primera y más importante es que el Albarán o Factura Proforma tiene como finalidad entregar un documento no fiscal al cliente para recibir un pago y luego emitir la factura; por lo tanto, no es una herramienta para gestionar actividades. Otro aspecto es que una voz de presupuesto podría requerir más de una actividad que de esta manera (Presupuesto convertido en Albarán) aún requeriría una gestión mnemónica o paralela. Lo que te estás preguntando con la necesidad de gestionar un presupuesto complejo, que no acaba en un día, es lo que normalmente se llama Plan de Salud , donde quizás hay 5 partidas presupuestarias, que se pueden realizar en varios días, que tal vez requieren 8 o 9 actividades clínicas.

Tienes 2 soluciones para señalarte que actividades clínicas han sido realizadas del presupuesto registrado Si tu objetivo es registrar las actividades clínica que has realizado y que están relacionados con el presupuesto registrado, tienes 2 formas de realizarlo:

• Escribir en notas del presupuesto que actividades clínicas han sido realizadas
• Convertir el presupuesto en factura en modo parcial, por lo tanto confirma que un servicio ha sido facturado. Para saber como realizarlo te puedes ayudar con lo escrito en modo texto en esta misma página en la sección "Transformación de Presupuesto en Factura" - Transformación parcial o bien con el siguiente vídeo tutorial https://www.youtube.com/watch?v=ojEKQH7W5N0

El Albarán es un documento no fiscal que da fe de la ejecución de un servicio, pero nos recuerda que no ha sido facturado. Cuando hemos realizado una ejecución de un presupuesto podemos facturarlo o esperar a emitir una factura. Convertir el presupuesto en un Albarán para tener un recordatorio es un error conceptual ya que el Albarán es un documento completamente informal que no tiene valor desde el punto de vista fiscal y es relevante solo entre las partes.

¿Puedo ingresar un máximo y un mínimo en la cotización?

No es posible especificar un máximo y un mínimo en los presupuestos a registrar en tu Smart Vet ya que, en cualquier caso, el valor de referencia siempre sería el máximo. Si emitimos una cotización como esta:

• Diagnósticos: mínimo 200 € --- máximo 400 €
• Cirugía: mínimo 300€ --- máximo 600€

Aún estaríamos diciendo y haciendo que el cliente firme un documento que nos autoriza a hacer intervenciones por 1.000€ y no por 500€. Si en cambio hiciéramos una presupuesto como

• Diagnóstico: 400 €
• Cirugía: 600€

Y al final presentamos la factura de 500€ es poco probable que nuestro cliente nos demande por hacerle gastar menos de lo presupuestado. El concepto de mínimo ya está implícito en el importe del presupuesto, no tiene sentido hacerlo explícito, por el contrario se corre el riesgo de crear expectativas en el cliente que luego pueden desilusionarlo.

La objeción de que inserto máximos más altos de lo que espero no tiene sentido porque:

• debería ser la norma para poder trabajar tranquilo y por lo tanto ingresar cantidades "cómodas"
• en realidad no es posible hacer predicciones 100% seguras por lo que a menos que ingrese cantidades máximas fuera de toda lógica, volvemos al punto inmediatamente anterior.