- FACTURAS

Panorámica general de las factura

Primeros pasos

Lo primero que debe hacer para emitir una factura es configurar tu lista de servicios. Si además quieres gestionar la cesión del medicamento, tienes que crear tus propios almacenes. De hecho, en la factura puedes ingresar servicios y artículos de almacén. Para emitir una factura debe haber creado al menos un cliente. Una vez realizados estos pasos, accedes a Cliente - Factura - Nueva factura.

Informes de facturas

Desde el menú de la izquierda de Smart Vet, Administración - Facturas Activas tienes el listado de facturas emitidas que puedes buscar por número o desplazarte por las páginas. También encontrará un calendario, en la parte superior izquierda, que, si lo seleccionas, te permite imprimir los informes que encuentras en el lado derecho pero filtrados por las fechas seleccionadas. Antes de imprimir los informes, puede seleccionar el formato de archivo PDF, Excel o CSV. Estos informes pueden ser utilizados para consulta o descargados y entregados al contable para la gestión de las facturas.

Configuración de factura

Factura Duplicada

No es posible agregar un texto, por ejemplo BIS, al lado del número de factura, para gestionar las facturas duplicadas. Lo que puedes hacer es agregar una nota(ingresando la modificación - Anotaciones) donde puede especificar que es una factura BIS o cualquier otra redacción que consideres adecuada.

IBAN en la factura

Al completar los campos BANCO DE APOYO e IBAN (Configuración - Ajustes), cada vez que se selecciona automáticamente el método de pago "Transferencia" en la factura, se ingresa el IBAN en la factura en la parte inferior del informe. Atención: debes ingresar tanto el BANCO DE APOYO como el IBAN.

Cuestiones recurrentes

¿Cómo le paso facturas a mi contable?

Smart Vet es en la nube, por lo que tu contable puede conectarse, como un veterinario, desde su oficina y descargar todo lo que necesita; obviamente debe tener su usuario y contraseña. Para crear la cuenta de tu contable, tienes que ir a Configuración-Preferencias-Gestionar empleados-Nuevo empleado, y elegir el puesto de Contable. Una vez creado, el contable deberá de entrar dentro de tu Smart Vet, ir a Administración-Facturas activas y seleccionar uno de los botones en verde, que son tipologías de cómo viene recogida la información en el impreso. Smart Vet recomienda la tipología de Sintético.

¿Por qué no puedo cancelar una factura?

Probablemente porque es una factura convertida desde albarán o presupuestos, por lo que primero deberas de hacer es cancelar el albarán o factura y luego borrar la factura. Obviamente, para comprender si es posible eliminar las facturas y como hacerlo, debe consultar a su contable.

Importes brutos VS importes netos

En Smart Vet tienes 2 opciones de facturar:

- Con importes brutos aplicados a los diversos servicios o artículos. La contra es a la hora de cobrar la cantidad total, puesto que pueden ser importes como: 24,67 o 56,89.

- Con importes netos. La contra de esta opción es que por ley, en España, al menos que tengas un acuerdo con el cliente que diga lo contrario, la factura se debe redondear hasta el segundo decimal (para redondear al segundo decimal, miramos el tercer decimal: si es igual a/mayor que 5, entonces el segundo decimal se redondea por exceso, si en cambio el tercer decimal es menor que 5, se redondea por defecto. Esto viene contemplado en el artículo 11 de la ley 46/1998 https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1998-29216.

Ahora bien, habiendo colocado este redondeo de los dos decimales, y dado que al importe bruto necesitamos aplicarle el IVA, algunas cantidades pueden no tener una cantidad total correspondiente redondeada a la centésima de euro. Hagamos un ejemplo explicativo de los cálculos que realiza tu Smart Vet cuando introduces un importe neto: 44,99€ es mi importe neto que indico dentro de mi Smart Vet para un artículo de un pienso. Calculámos: 49,99/1,10= 45,445454 que con la regla del redondeo decimal se convierte en 45,45€; Precio: 49,99 IVA: 4,5446 Ahora hagamos el cálculo hacia atrás: 45,45*1,10=49,9950€, aplicando el redondeo sobre la tercera cifra decimal, la cantidad final es 50€, dandonos 1 céntimo de más con respecto al anterior cálculo.

¿Que queremos decir con estos cálculos? Que esta forma de calcular el IVA hacia atrás, que es lo que planteas cuando activas los importes netos en tu Smart Vet, da como resultado que ciertas cifras, a la hora de introducirlas como importe neto, pueden no tener un correspondiente importe neto, pudiendo ingresar algunos céntimos de más o de menos.

Depende del veterinario que opción elegir si el bruto o el neto. De forma predeterminada, el software te da la opción de poder introducir importes brutos. Puedes cambiar la opción a importes netos, yendo a Configuración - Ajustes - Fiscal, y activar el pulsante "Utilizar deducción en factura".

Objeción

- Mi viejo software me permitía de hacerlo

Smart Vet no puede crear en ningún momento documentos matemáticamente incorrectos para evitar tener que dar 1 céntimo de resto.

Facturación dividida por Doctor

Smart Vet te permite verificar cuánto del facturado está asociado a un Doctor. Para ello se debe seguir el flujo de trabajo esperado.

- Cuando registras una actividad clínica, Smart Vet te propone automáticamente en tu factura un servicio relacionado con la actividad que has registrado en el paciente, como por ejemplo visita, vacuna, etc. En este caso, el Doctor que registró la actividad clínica está asociado por defecto al servicio a facturar.

- Si, por el contrario, agregas manualmente un servicio a la factura, debes hacer clic en el botón gris (que se encuentras en la línea de servicio, al lado de la X roja); de esta manera puedes asociar el servicio con un Doctor.

Solo si respetas este flujo, el software podrá extrapolar un informe dividido por facturación/Doctor. El reporte está disponible en Administración - Facturas Activas - Analítica-Doctor.

¿Puedo recuperar una factura ya eliminada?

Por motivos de seguridad, una factura/albarán/presupuesto cuando es eliminado queda eliminado para siempre dentro de tu Smart Vet.

¿Puedo utilizar cifras con decimales en las cantidades de los artículos a facturar?

Smart Vet no acepta de momento introducir directamente cantidades con decimales en las facturas, para poder darle una solución a esto debes de realizar los siguientes pasos:

• 1. Ir a almacén-artículo para crear un nuevo artículo, en el campo "Stock" deberás de introducir la cifra a la unidad de medida que quieres trabajar, por ejemplo:

Quieres trabajar con un determinado producto que lo compráis por litro, en el campo stock deberás de indicar 1000 ml, que corresponde a 1 litro, esto te permitirá trabajar con la unidad de ml.

• 2. En el campo "Precio cesión" deberás de indicar el resultado de dividir el precio total del producto en si por la cantidad adaptada a la unidad de medida, por ejemplo:

El producto os cuesta 20€ por litro, el precio que debes indicar es el resultado de dividir 20 (precio del producto) por 1000 (cantidad del producto adaptado a la unidad de medida que quieres utilizar).

• 3. El resto de campo "Precio adquirido", "Stock mínimo" y "Pedido mínimo" deberán también adaptarse a la unidad de medida que quieres utilizar.

¿Por qué no puedo cambiar el número de factura?

Para cambiar el número de factura debes ir a Configuración - Ajustes - Fiscal, marcar "utilizar la numeración manual en las facturas" y hacer clic en guardar modificación. En este punto podrás cambiar manualmente el número que el software te ofrece por defecto. La fecha de la factura siempre se puede cambiar. Recomendamos desacticar el uso de la numeración manual en las facturas tan pronto como se haya emitido la factura deseada.

Nota: si necesitas cambiar el número de una factura emitida por una estructura secundaria tendrás que realizar el mismo procedimiento, pero yendo a Configuración - Preferencias - Gestión estructuras añadidas, botón naranja modificar - Fiscal, marca "utilizar la numeración manual en las facturas" y hacer clic en guardar modificación.