- ALMACÉN

CONFIGURACIÓN

Panorámica general

Lo primero que debe hacer es crear tus almacenes (Configuración - Preferencias - Gestionar Almacenes). Los almacenes creados en el software deben coincidir con los reales, como FARMACOS, CONSUMIBLES, etc. Otra actividad a realizar es crear Tus proveedores desde Registro - Proveedores - Nuevo Proveedor. Una vez creados los almacenes y proveedores, se deben ingresar los artículos (Almacén - Artículos - Nuevo artículo).

Producto: elemento presente por defecto en el Libro farmacéutico que te da tu Smart Vet.

Artículo: es un producto presente en tu Almacén, por lo tanto puede ser insertado en facturas y/o en la Carpeta Clínica.

Creación de artículos

Desde Almacén - Artículos puedes ver la lista de artículos que tienes en almacenes y puedes crear nuevos. Al hacer clic en "Nuevo artículo" se abre una ventana donde puede seleccionar un producto ya presente en el software. Smart Vet ya proporciona un libro farmacéutico, por lo que si el producto está presente, puedes seleccionarlo; de lo contrario, puedes "Crear producto". Ahora veamos los campos más importantes en la pestaña Artículo.

Código Interno: es un código opcional que puedes ingresar. Por lo general, cuando una clínica utiliza etiquetas internas personalizadas para adherir a los artículos, se puede utilizar este campo, ayudándote si es necesario de tu lector de código de barras.

Precio adquirido + IVA adquirido : este valor se propone en el inventario.

Precio de venta + IVA de venta: Este es el impote que se muestra en la factura en caso de una venta y es el valor utilizado para el inventario.

Stock actual: ¿qué valor debo ingresar? depende de la unidad mínima que quieras usar. Es decir, depende de cómo quieras trabajar. ¿Quieres hacer un seguimiento de cada comprimido? Entonces tu unidad mínima será un comprimido, y si tengo 5 cajas con 10 comprimidos cada una, el stock actual será de 50. Si en cambio, estas acostumbrado a descargar la caja cada vez que la saco del casillero, y no me importa guardar la pista del comprimido individual, entonces la unidad mínima de medida será la caja. Obviamente este aspecto puede variar de un artículo a otro. El resto de campo "Precio adquirido", "Stock mínimo" y "Pedido mínimo" deberán también adaptarse a la unidad de medida que quieres utilizar.

Stock mínimo: permite contemplar el artículo en el informe "Reposición de inventario" cuando el stock alcanza el nivel mínimo establecido.

Pedido mínimo: proporciona una indicación, en el informe de "Reposición de inventario" de la cantidad mínima que se puede volver a pedir.

Deshabilitado: si el artículo ya no está en uso, marca "Deshabilitado" para que ya no sea facturable. Si has creado un almacén obsoleto, también puede cambiar el almacén asociado con el artículo y moverlo a una especie de papelera. No se elimina el artículo, por lo que puedes, si es necesario, ver transferencias, movimientos, etc.

USO DE ALMACÉN

Panorámica de la DESCARGA y CARGA

Hay varias formas de cargar o descargar un artículo del almacén.

CARGA

- Tienes que ir a Almacén - Movimientos y pinchar en los botones naranjas (pinchar en el + en el caso de carga) y rellenar la página. Elige el motivo y la cantidad. Si quieres también puedes añadir el lote y la fecha de caducidad.

- Registrar las facturas pasivas y en el registro seleccionar los artículos del almacén, de esta forma su almacén se cargará automáticamente. Le recomendamos que vea el vídeo sobre las facturas pasivas https://www.youtube.com/watch?v=J6WE-ZcgkgY

DESCARGA

- Tienes que ir a Almacén - Movimientos y hacer clic en los botones naranjas (clic en - en el caso de descarga) y rellenar la página. Elige el motivo y la cantidad. Si quieres también puedes añadir el lote.

- En el momento de la factura puede seleccionar "Artículos", si inserta artículos en la factura estos se descargan automáticamente.

- Si vas al menu desplegable de la izquierda - configuración - ajustes - varios, y activas el botón "Descargar automáticamente", todo movimiento que realices a un medicamento dentro de Registro-Pacientes-Vacunas, viene reflejado en almacén, restandose en unidades de stock, de dicho medicamento.

Esta es una descripción general de la carga y descarga de su almacén.

PROBLEMAS RECURRENTES

¿Puedo cancelar un artículo del almacén?

- Sí, pero siempre y cuando el artículo no se haya utilizado en otro lugar: en una visita, en una factura, etc. Si registrastes un artículo de prueba y no puedes eliminarlo, busca donde lo utilizastes (ejemplo de una factura de prueba), elimínela y luego vuelve a eliminar el artículo del almacén.

- Si el artículo se ha utilizado en diferentes apartados y es en desuso, no se puede eliminar, de lo contrario desaparecerían líneas en facturas, suministraciones en el historial clínico, etc. Si no puedes eliminarlo, pero no deseas que se vuelva a utilizar, puedes hacer dos cosas:

--- ves a Almacén - Artículos, haz clic en botón naranja y marcas "Deshabilitado" y guardas los cambios. De esta forma, el artículo ya no será seleccionable en las distintas secciones del software de gestión, por ejemplo, factura.

--- Creas un nuevo almacén llamado "Obsoleto" y mueve allí todos los artículos que ya no usas.

siguiendo estos dos pasos puedes "limpiar" tu almacén.

¿Cómo introduzco el principio activo a un producto que no está presente en el libro farmacéutico que te propone Smart Vet?

Para poder introducir su principio activo deberás de ir, siempre y cuando ya lo hayas creado como artículo, al menú desplegable de la izquierda - Libro farmacéutico, clicar en el botón naranja de modificar del medicamento deseado, una vez clicado se te abritá una ventana con un campo llamado "Principio activo", aquello que introduzcas en este caso será lo que visualices en el informe de la receta.

INFORMES

¿Qué informes están disponibles?

Hay varios informes de inventario. Dentro de Almacén-Artículos, encuentras los siguientes informes:

Reposición de inventario: presupone que en la configuración de los artículos individuales has especificado un valor numérico, si lo has hecho haciendo clic en el botón verde verás un informe con todos los medicamentos por debajo del umbral crítico para reponer. En el informe también encontrará el valor numérico del pedido mínimo.

Imprimir inventario: si has rellenado los valores de adquisición y venta y has realizado cesiones, entonces tendrás una fotografía de tu almacén con el stock de cada artículo, el valor de venta y de adquisición.

Yendo a Almacén - Movimientos es posible tener una vista vertical de los movimientos de Almacén. Desde el menú,en la parte superior, es posible seleccionar un solo almacén o salir de todos los almacenes, elegir el período de tiempo a través del calendario y luego imprimirlo.Dentro de dicha sección encuentras los siguientes informes:

Imprimir movimientos: para ver todos los movimientos divididos por artículo único

Dispensaciones: para comprobar todos los artículos incluidos en la factura, con el número de factura relativa, fecha y con qué cantidad.