- ALMACÉN

CONFIGURACIÓN

Panorámica general

Lo primero que debe hacer es crear tus almacenes (Configuración - Preferencias - Gestionar Almacenes). Los almacenes creados en el software deben coincidir con los reales, como FARMACOS, CONSUMIBLES, etc. Otra actividad a realizar es crear Tus proveedores desde Registro - Proveedores - Nuevo Proveedor. Una vez creados los almacenes y proveedores, se deben ingresar los artículos (Almacén - Artículos - Nuevo artículo). Conviene diferenciar 2 conceptos que encuentras en tu Smart Vet:

Producto: elemento presente por defecto en el Libro farmacéutico que te da tu Smart Vet.

Artículo: es un producto presente en tu Almacén, por lo tanto puede ser insertado en facturas y/o en la Carpeta Clínica.

Creación de artículos

Desde Almacén - Artículos puedes ver la lista de artículos que tienes en almacenes y puedes crear nuevos. Al hacer clic en "Nuevo artículo" se abre una ventana donde puede seleccionar un producto ya presente en el software, dado que Smart Vet proporciona un libro farmacéutico. Si el producto está presente, puedes seleccionarlo; de lo contrario, puedes "Crear producto". Ahora veamos los campos más importantes en la pestaña Artículo.

Código Interno: es un código opcional que puedes ingresar. Por lo general, cuando una clínica utiliza etiquetas internas personalizadas para adherir a los artículos, se puede utilizar este campo, ayudándote si es necesario de tu lector de código de barras.

Precio adquirido + IVA adquirido : este valor se propone en la configuración del artículo, y debe adaptarse a la unidad de medida que quieres utilizar.

¿Cómo hacerlo si tu unidad de medida es diferente a la que viene indicada en la etiqueta del producto? , pues si por ejemplo en la etiqueta aparece 1 litro, pero tu unidad de medida es el ml, deberás de adaptar la cifra que aparece en la etiqueta a tu unidad de medida, una vez hecho esto insertar como precio el resultado de dividir el precio del producto entre la cantidad adaptada a tu unidad de medida. En este caso lo que deberes hacer es lo siguiente:

• 1º Pasar 1 litro a ml,que te daría como resultado 1000ml.
• 2º Dividir el precio del producto (en este caso son 20€ por litro) por 1000 (cantidad del producto adaptado a la unidad de medida que quieres utilizar), es decir, el resultado de dividir el precio total del producto en si por la cantidad adaptada a tu unidad de medida.

Y si tienes 5 cajas con 10 comprimidos, y quieres medirlo cada comprimido, la cantidad adaptada sería 50.

Precio cesión + IVA cesión: Este es el importe que se muestra en la factura en caso de una venta. Debe adaptarse a la unidad de medida que quieres utilizar.

Stock actual: ¿qué valor debo ingresar? depende de la unidad mínima que quieras usar. Es decir, depende de cómo quieras trabajar. ¿Quieres hacer un seguimiento de cada comprimido? Entonces tu unidad mínima será un comprimido, ¿y si tengo 5 cajas con 10 comprimidos cada una?, tu stock actual será de 50, el resto de campos: Precios, stock mínimo,etc se deberá de realizar los cálculos necesarios para poder adaptarlo a la unidad de medida que has utilizado, el comprimido. Si en cambio, estas acostumbrado a descargar la caja desde la primera vez que la abres, y no te importa guardar la pista del comprimido individual, entonces la unidad mínima de medida será la caja.

Por otro lado, hay usuarios que quieran introducir cifras con decimales en las cantidades del artículo,en este caso si tu artículo es de 1,5 kg en vez de introducir en kg, será en gramos, 1500 será tu stock. Para estos casos, no tendrás en ningún momento que adaptar el resto de campos, precios, stock mínimo,etc a la unidad de medida.

Stock mínimo: permite contemplar el artículo en el informe de "Reposición de inventario" cuando el stock alcanza el nivel mínimo establecido. Si por ejemplo introduces 6 como stock mínimo de un artículo, yendo a Almacén-Artículos-Reposición de inventario, encontrarás dicho artículo en el informe si su stock actual es 5 o de menor cifra. La cifra debe adaptarse a la unidad de medida que quieres utilizar.

Pedido mínimo: proporciona una indicación, en el informe de "Reposición de inventario" de la cantidad mínima que se puede volver a pedir. Debe adaptarse la unidad de medida que quieres utilizar.

Deshabilitado: si el artículo ya no está en uso, marca "Deshabilitado" para que ya no sea facturable. Si has creado un almacén obsoleto, también puede cambiar el almacén asociado al artículo y moverlo a una especie de papelera. No se elimina el artículo, por lo que puedes, si es necesario, ver transferencias, movimientos, etc.

USO DE ALMACÉN

Panorámica de la DESCARGA y CARGA

Hay varias formas de cargar o descargar un artículo del almacén.

CARGA

- Tienes que ir a Almacén - Movimientos y pinchar en los botones naranjas (clicas en el "+" en el caso de carga) y rellenar la ventana. Elige el motivo y la cantidad. Si quieres también puedes añadir el lote y la fecha de caducidad. Una vez registrada la carga, debes de recargar la página de tu Smart Vet, es decir, clicar en en los botones de tu teclado Ctrl+F5 o clicar en el enlace https://clinic.smartvet.es/StockMovement, y después clicar en el botón Intro de tu teclado.

- Registrar las facturas pasivas y en el registro seleccionar los artículos del almacén, de esta forma su almacén se cargará automáticamente. Le recomendamos que vea el vídeo sobre las facturas pasivas https://www.youtube.com/watch?v=J6WE-ZcgkgY

DESCARGA

- Tienes que ir a Almacén - Movimientos y hacer clic en los botones naranjas (clic en "-" en el caso de descarga) y rellenar la ventana. Elige el motivo y la cantidad. Si quieres también puedes añadir el lote. Una vez registrada la descarga, debes de recargar la página de tu Smart Vet, es decir clicar en en los botones de tu teclado Ctrl+F5 o clicar en el enlace https://clinic.smartvet.es/StockMovement y después clicar en el botón Intro de tu teclado.

- En el momento de la factura puede seleccionar "Artículos", si insertas artículos en la factura estos se descargan automáticamente, es decir, viene reflejado en el almacén, restándose en unidades de stock, de dicho artículo.

- Si vas al menu desplegable de la izquierda - configuración - ajustes - varios, y activas el botón "Descargar automáticamente", todo movimiento que realices a un medicamento dentro de Registro-Pacientes-Vacunas, viene reflejado en almacén, restandose en unidades de stock, de dicho medicamento.

Esta es una descripción general de la carga y descarga de su almacén.

PROBLEMAS RECURRENTES

¿Puedo cancelar un artículo del almacén?

- Sí, pero siempre y cuando el artículo no se haya utilizado en otro lugar: en una visita, en una factura, etc. Si registrastes un artículo de prueba y no puedes eliminarlo, busca donde lo utilizastes (ejemplo de una factura de prueba), elimínela y luego vuelve a eliminar el artículo del almacén.

- Si el artículo se ha utilizado en diferentes apartados y es en desuso, no se puede eliminar, de lo contrario desaparecerían líneas en facturas, suministraciones en el historial clínico, etc. Si no puedes eliminarlo, pero no deseas que se vuelva a utilizar, puedes hacer dos cosas:

--- ves a Almacén - Artículos, haz clic en botón naranja y marcas "Deshabilitado" y guardas los cambios. De esta forma, el artículo ya no será seleccionable en las distintas secciones del software de gestión, por ejemplo, factura.

--- Creas un nuevo almacén llamado "Obsoleto" y mueve allí todos los artículos que ya no usas.

siguiendo estos dos pasos puedes "limpiar" tu almacén.

¿Cómo introduzco el principio activo a un producto que no está presente en el libro farmacéutico que te propone Smart Vet?

Para poder introducir su principio activo deberás de ir, siempre y cuando ya lo hayas creado como artículo, al menú desplegable de la izquierda - Libro farmacéutico, clicar en el botón naranja de modificar del medicamento deseado, una vez clicado se te abritá una ventana con un campo llamado "Principio activo", aquello que introduzcas en este caso será lo que visualices en el informe de la receta.

INFORMES

¿Qué informes están disponibles?

Hay varios informes de inventario. Dentro de Almacén-Artículos, encuentras los siguientes informes:

Reposición de inventario: presupone que en la configuración de los artículos individuales (Almacén-Artículos-modificar artículo) has rellenado el campo "Stock mínimo", si lo has hecho, haciendo clic en el botón de "Reposición de inventario", verás un informe con todos los medicamentos que tenga un stock por debajo del Stock mínimo señalado, el objetivo de este informe es tener una lista de los artículos que debes reponer.

Imprimir inventario: te permite conocer el número de unidades disponible (stock) de cada artículo de tu almacén. En el caso de que en la configuración de cada artículo (Almacén-Artículos-modificar artículo) hayas rellenado los campos de "Precio adquirido" y "Precio cesión", podrás conocer el valor comercial (de venta) y el valor en compra del stock (unidades disponibles) de cada artículo.

Yendo a Almacén-Movimientos, encuentras los siguientes informes

Imprimir movimientos: para ver todos los movimientos divididos por artículo único. Para poder visualizar correctamente dicho informe, se debe clicar como fecha final de extracción el día después al deseado, si por ejemplo quieres conocer los movimientos del mes de Enero deberás de clicar desde el 1 de Enero hasta el 1 de Febrero, por lo que en ningún caso debes de clicar desde el 1 de Enero al 31 de Enero.

Cesión: para comprobar todos los artículos incluidos en la factura, con el número de factura relativa, fecha y con qué cantidad.

Dichos informes, imprimir movimientos y cesión, se pueden filtrar por almacén y por fechas, para ello deberás de seleccionarlo dentro de Almacén-Movimientos, y antes de clicar en cualquier botón verde de imprimir movimientos o cesión. También puedes seleccionar la tipología que desees de archivo PDF, CSV y Excel.